Quảng Bình – Năm 2009, UBND tỉnh đã ban hành Quyết định số 3235/QĐ-UBND về việc phê duyệt báo cáo kinh tế-kỹ thuật dự án “Xây dựng hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Quảng Bình”. Dự án chia làm 2 giai đoạn: giai đoạn I triển khai tại 9 đơn vị; giai đoạn II triển khai tại 23 đơn vị, gồm các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố trên địa bàn toàn tỉnh. Đây là một trong những phần mềm ứng dụng được triển khai theo mô hình thống nhất trên địa bàn tỉnh Quảng Bình.
“Bắt đầu thử nghiệm từ tháng 1-2012 và chính thức đưa vào sử dụng từ tháng 5-2012, phần mềm QLVB-ĐH đã cho thấy những hiệu quả tích cực đối với công việc ở UBND huyện Quảng Trạch. Trong thời gian thử nghiệm và đem vào sử dụng, tất cả số văn bản đến, văn bản đi (535 văn bản) đều được quét và đưa vào hệ thống, nên đã giảm thiểu hoặc loại bỏ các thủ tục giấy tờ bằng tay và các công việc mất nhiều công sức có liên quan.
Việc quản lý toàn bộ các văn bản của cơ quan (bao gồm các văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ, văn bản dự thảo) nhờ vậy được chặt chẽ, có hệ thống và khoa học hơn. Áp dụng phần mềm QLVB-ĐH còn giúp cung cấp các công cụ cho phép lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên xử lý công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn trước rất nhiều. Thông qua việc ứng dụng phần mềm cũng đã góp phần cải thiện trình độ tin học cho cán bộ, chuyên viên cơ quan”- Ồng Đoàn Minh Thọ, Chánh Văn phòng UBND huyện Quảng Trạch cho biết.
Còn tại Sở Giao thông- Vận tải, chính thức đưa vào sử dụng từ tháng 3-2012, đến nay, phần mềm QLVB-ĐH đã vận hành khá suôn sẻ. Kể từ đó đến nay, mọi thao tác liên quan đến văn bản đều được xử lý trên mạng, không còn qua phương pháp thủ công như trước đây.
Từ khi ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành, mọi công việc liên quan đến văn bản ở Sở Giao thông – Vận tải đều xử lý qua mạng.
Ông Lê Quốc Cường, Phó Giám đốc Sở Giao thông- Vận tải cho rằng: Dự án này rất hay, rất hiệu quả, đáp ứng công việc nhanh. Đặc biệt là kiểm soát công việc rất tiện lợi, thông qua mục theo dõi quy trình xử lý, lãnh đạo có thể biết công việc được giao đến đâu, ai xử lý, xử lý xong chưa… từ đó có sự đốc thúc, chỉ đạo kịp thời.
Ngay cả khi đang đi công tác, không ở cơ quan vẫn có thể xử lý được công việc. Việc nắm bắt thông tin, công tác phối hợp giải quyết công việc giữa các phòng ban chuyên môn cũng nhịp nhàng hơn mà tiết kiệm thời gian, công sức, giấy tờ,… Chính bởi những hiệu quả đó nên chúng tôi chỉ đạo rất quyết liệt trong thực hiện chương trình này.
Theo báo cáo đánh giá của Sở Thông tin và Truyền thông, tại các đơn vị, việc ứng dụng phần mềm QLVB-ĐH vào công tác chuyên môn đã đem lại nhiều lợi ích quan trọng trong công tác quản lý, điều hành, giải quyết công việc; tạo ra phương thức làm việc mới, tiết kiệm được nhiều thời gian và giảm thiểu tỷ lệ sử dụng giấy tờ; cung cấp công cụ để kiểm tra, giám sát quá trình thực thi công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả, chính xác, điển hình như: Văn phòng UBND tỉnh, UBND huyện Quảng Trạch, UBND huyện Tuyên Hóa, Sở Tài chính, Sở Giao thông- Vận tải, Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Tài nguyên và Môi trường…
Khảo sát cho thấy: số lượng cán bộ công chức viên chức sử dụng phần mềm tại các đơn vị này từ 70-80%; có trên 90% văn bản đến, đi được cập nhật và xử lý bởi hệ thống; thời gian trung bình xử lý một văn bản giảm 30- 50% so với cách xử lý truyền thống. Từ đó phát huy được hiệu quả sử dụng phần mềm, góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan quản lý nhà nước.
Để triển khai tốt phần mềm QLVB-ĐH, bên cạnh việc trang cấp các thiết bị, thời gian qua, các đơn vị đã phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông mở lớp tập huấn QLVB-ĐH trong hồ sơ công việc cho lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức tại cơ quan mình. Một số đơn vị đã tuyển dụng, bố trí chuyên viên phụ trách riêng về công nghệ thông tin (như ở Sở Giao thông – Vận tải) chứng tỏ sự quan tâm của lãnh đạo cơ quan đối với việc ứng dụng phần mềm QLVB-ĐH nói riêng và ứng dụng công nghệ thông tin nói chung.
Tuy nhiên, để thay đổi lề lối, thói quen làm việc, hướng tới môi trường làm việc điện tử hiện đại, hiệu quả; các đơn vị cần chủ động hơn nữa trong việc triển khai phần mềm QLVB-ĐH, nhằm khai thác hết các tính năng, nâng cao hiệu quả ứng dụng của phần mềm, tạo môi trường làm việc điện tử rộng khắp trong các cơ quan Nhà nước trên toàn tỉnh, tạo bước đệm quan trọng hướng tới xây dựng Chính phủ điện tử trong thời gian sắp tới.
Ngày 22-5-2012, Thủ tướng Chính phủ vừa có Chỉ thị số 15 CT-TTg, về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
Theo nội dung chỉ thị, mặc dù trong thời gian qua, các cơ quan hành chính nhà nước đã nỗ lực ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, điều hành, trao đổi văn bản, tài liệu, hướng tới nâng cao hiệu quả hoạt động và bước đầu đạt được những kết quả quan trọng.
Tuy nhiên, so với các yêu cầu đặt ra, các cơ quan nhà nước vẫn chưa tận dụng hết hiệu quả các điều kiện có để thực sự tạo nên một môi trường làm việc điện tử hiện đại, minh bạch, giảm giấy tờ, tiết kiệm chi phí, thời gian. Phần lớn các văn bản vẫn được trao đổi bằng hình thức giấy tờ truyền thống gây lãng phí thời gian và chi phí, công tác xử lý, điều hành công việc qua mạng của lãnh đạo các cấp rất ít được thực hiện.
Chỉ thị ra đời nhằm khắc phục tình trạng trên, tăng cường sử dụng văn bản điện tử như một hoạt động cải cách hành chính, phát triển Chính phủ điện tử, chuyển từ phương thức làm việc chủ yếu dựa trên giấy sang phương thức làm việc qua mạng với văn bản điện tử, đẩy mạnh hơn nữa công tác cải cải hành chính.
Theo Baoquangbinh
